网络营销知识堂

如果你是上班族，很可能用的就是微软公司的Microsoft Outlook电子邮件程序。

但你有没有做到物尽其用呢？

虽然使用Microsoft Outlook的人很多，但其中有些功能往往被大家忽视，除非你仔细研究菜单选项，或尝试过快捷键的运用。很多这种小窍门能在用户手册上找到，但用户往往更愿意把时间花在撰写或回复邮件上，而不是翻看手册。

近来我评测了一个名叫Postbox的程序，它能以一种独特的方式显示电子邮件及其相关内容。其实Outlook也有额外的功能，但不太容易被用户发现。下面，我把自己认为Outlook中比较好但不为人知的一些功能列举出来，版本是Outlook 2007，这是很多人目前都在用的，此外还列举了一些Outlook 2010中将会囊括的小窍门－－该版本预计于2010年春末夏初投放市场。

搜索功能

除了简单地在Outlook的搜索栏中输入文字进行查询外，你还可以通过设定具体参数，帮助搜索引擎缩小查寻范围。举个例子来说，如果我记得有个朋友曾经发给我一封标题中带有“LSU票”文字的邮件，就可以输入：“subject: LSU”，把所有关于路易斯安那州立大学(Louisiana university)的邮件拉出来。如果我想找莫莉(Molly)发来的全部邮件，可以输入“from: Molly”。此外，还有其他几个参数都可以采用同样的方法，比如“收件人”(to)、“已发送邮件”(sent)、“抄送”(cc)和“邮件大小”(message size)等。

在Outlook菜单的文件夹列表中，有一个放大镜图标的“搜索文件夹”(Search Folders)功能，能把你最常搜索的结果保存下来。比如说，你经常在邮件中搜索航班信息，就可以创建一个名为“旅游”的搜索文件夹，保存所有含有航空公司名字的电子邮件，并经常进行更新。

创建新搜索文件夹的流程如下：点击“搜索文件夹”的图标，选择“新搜索文件夹”(New Search Folder)，然后跟随一连串的步骤，选择预先设定好的文件夹类型，如“直接发送给我的邮件”(mail sent directly to me)，“大邮件”(large mail)，或“标示需要回复的邮件”(mail flagged for follow up)等。你也可以自己定制一个搜索文件夹，让搜索引擎把在特定邮件区域中出现特定文字的邮件找出来。

彩色标识

要想让特定的电子邮件在列表中凸现出来－－比如老板发来的邮件，或专门发给你的邮件－－你可以制定一个规则，以特定颜色标出邮件，或让那些邮件以黑体字、特定字体和大小显现出来。想想看，你再也不会漏看妈妈发来的电子邮件，因为它们在邮件列表中是以红色的14磅字体标识出来的，而且还带有下划线。

设定邮件标识方式的流程如下：点击Outlook菜单的“工具”(Tools)选项，选择“分类”(Organize)、“使用颜色”(Using Colors)，然后为不同的人选择不同的颜色标识。要想增加字体和大小等更多的自动设定，可以在“使用颜色”界面的右上方选择“自动格式”(Automatic Formatting)，按下“增加”(Add)选项来创建更多的标识规则。

日历功能

Outlook Calendar日历程序可以呈现出你想要的风格，而非默认的样子。举例而言，如果你喜欢以每小时为间隔来安排日程，而非默认的半小时间隔，就可以在任何时间显示上单击鼠标右键，然后选择60分钟的选项，也可设定其他间隔方式，如5分钟，10分钟和15分钟。

Outlook还可以在本时区旁边显示其他时区的时间，只要在时间显示上单击鼠标右键，选择“更改时区”(Change Time Zone)，然后在“同时显示其他时区”(Show an Additional Time Zone)的选项上打勾即可。这对经常和远方的同事协作办公的人来说很有用，免得他们没考虑好别人所在的时区，把时间弄错。这里还有一个“转换时区”按键，可以很快地从一个时区切换到另一个时区，这对经常到各地出差的人来说很有用，方便其把Outlook设置成当地时区，显示他们正在那里工作。

与彩色标识电子邮件一样，日历也能按预先设定好的类别进行自动分类，如“私人”(Personal)、“外出”(Travel)和“家庭”(Family)等，原理是程序在日历内容中寻找“网球”（私人活动）、“联合”（外出活动），以及爸爸、妈妈或艾里森(Allison)等人名（家庭活动）的字眼，用这些词语描述的活动能自动按指定颜色进行分类，让日历在视觉上一目了然，很容易就能区分出不同的活动类型。

另一个有用的日历小窍门是：按住键盘上的CTRL键，并选择日历小视图上的某几天，日历就会只显示这些天数的活动安排。因此，如果我想看9月19号、22号和24号，只要按住CTRL键并选择这些日期，就能在右边的显示面板上看到这几天的日程。

联系人的可视效果

Outlook中的所有联系人都能配上相应的照片，只要双击某人名片上的小头图标，然后从图片收藏中选择一张照片即可。在同一公司使用Outlook的同事可以把自己的照片添加到名片上，就能在电子邮件中显示出他们的照片。

每张联系人名片的右上角都有一张数字名片的缩略图，在上面单击右键就能名片进行编辑，然后复制粘贴到任何电子邮件的签名档上。

未来的功能

微软公司表示，希望能让明年推出的Outlook 2010工作起来更顺手，创建更聪明的规则，减少不必要的手动操作。

这种做法的一个例子是，新版本Outlook中的电子邮件将默认设置为谈话方式－－有点像Gmail现在的样子。一个“忽略”(Ignore)按键将把同一谈话的未来所有邮件放入“已删除文件夹”(Deleted Items folder)，甚至包括那些标题已经改变的邮件，因为微软使用一个特殊的识别程序，能知道邮件之间的相互关系。一个“清除”(Clean Up)按键能将所有的冗余邮件放入“已删除文件夹”，只在谈话中留下那封最近的邮件。

另一个功能是Outlook 2010中的“会议召集”(Reply with Meeting)，能让用户在邮件之外创建一个会议邀请。点击“会议召集”按键后，系统会自动通知邮件中的所有收件人参加会议。

会议的名称与邮件标题一样，如果用户都在同一个公司的局域网上，且都使用Outlook Calendar，该工具也能寻找每个人日历上可供选择的时间和日期来安排会议。

Outlook 2010还有一个省时省力的功能，即“快捷步骤”(Quick Steps)，这些快捷方式点击一下就能同时执行人们在操作邮件时经常用到的数个指令。如果你选择一个名叫“回复并删除”的快捷步骤，系统就会回复某个邮件，并把原始邮件删除。用户也能自己创建个性化的快捷步骤，如一个名为“社交”(Social)的快捷步骤，选择后就能标注某个邮件为已读，将其放入一个特定的文件夹，并标注为一个特定的类别。

作者：Katherine Boehret

互联网电子邮件服务管理办法（信息产业部令第38号）

中华人民共和国信息产业部令第38号

《互联网电子邮件服务管理办法》已经2005年11月7日中华人民共和国信息产业部第十五次部务会议审议通过，现予公布，自2006年3月30日起施行。

部长：王旭东

二OO六年二月二十日

互联网电子邮件服务管理办法

第一条  为了规范互联网电子邮件服务，保障互联网电子邮件服务使用者的合法权利，根据《中华人民共和国电信条例》和《互联网信息服务管理办法》等法律、行政法规的规定，制定本办法。

第二条  在中华人民共和国境内提供互联网电子邮件服务以及为互联网电子邮件服务提供接入服务和发送互联网电子邮件，适用本办法。

本办法所称互联网电子邮件服务，是指设置互联网电子邮件服务器，为互联网用户发送、接收互联网电子邮件提供条件的行为。

第三条  公民使用互联网电子邮件服务的通信秘密受法律保护。除因国家安全或者追查刑事犯罪的需要，由公安机关或者检察机关依照法律规定的程序对通信内容进行检查外，任何组织或者个人不得以任何理由侵犯公民的通信秘密。

第四条  提供互联网电子邮件服务，应当事先取得增值电信业务经营许可或者依法履行非经营性互联网信息服务备案手续。

未取得增值电信业务经营许可或者未履行非经营性互联网信息服务备案手续，任何组织或者个人不得在中华人民共和国境内开展互联网电子邮件服务。

第五条  互联网接入服务提供者等电信业务提供者，不得为未取得增值电信业务经营许可或者未履行非经营性互联网信息服务备案手续的组织或者个人开展互联网电子邮件服务提供接入服务。

第六条  国家对互联网电子邮件服务提供者的电子邮件服务器IP地址实行登记管理。互联网电子邮件服务提供者应当在电子邮件服务器开通前二十日将互联网电子邮件服务器所使用的IP地址向中华人民共和国信息产业部（以下简称“信息产业部”）或者省、自治区、直辖市通信管理局（以下简称“通信管理局”）登记。

互联网电子邮件服务提供者拟变更电子邮件服务器IP地址的，应当提前三十日办理变更手续。

第七条  互联网电子邮件服务提供者应当按照信息产业部制定的技术标准建设互联网电子邮件服务系统，关闭电子邮件服务器匿名转发功能，并加强电子邮件服务系统的安全管理，发现网络安全漏洞后应当及时采取安全防范措施。

第八条  互联网电子邮件服务提供者向用户提供服务，应当明确告知用户服务内容和使用规则。

第九条  互联网电子邮件服务提供者对用户的个人注册信息和互联网电子邮件地址，负有保密的义务。

互联网电子邮件服务提供者及其工作人员不得非法使用用户的个人注册信息资料和互联网电子邮件地址；未经用户同意，不得泄露用户的个人注册信息和互联网电子邮件地址，但法律、行政法规另有规定的除外。

第十条  互联网电子邮件服务提供者应当记录经其电子邮件服务器发送或者接收的互联网电子邮件的发送或者接收时间、发送者和接收者的互联网电子邮件地址及IP地址。上述记录应当保存六十日，并在国家有关机关依法查询时予以提供。

第十一条  任何组织或者个人不得制作、复制、发布、传播包含《中华人民共和国电信条例》第五十七条规定内容的互联网电子邮件。

任何组织或者个人不得利用互联网电子邮件从事《中华人民共和国电信条例》第五十八条禁止的危害网络安全和信息安全的活动。

第十二条  任何组织或者个人不得有下列行为：

（一）未经授权利用他人的计算机系统发送互联网电子邮件；

（二）将采用在线自动收集、字母或者数字任意组合等手段获得的他人的互联网电子邮件地址用于出售、共享、交换或者向通过上述方式获得的电子邮件地址发送互联网电子邮件。

第十三条  任何组织或者个人不得有下列发送或者委托发送互联网电子邮件的行为：

（一）故意隐匿或者伪造互联网电子邮件信封信息；

（二）未经互联网电子邮件接收者明确同意，向其发送包含商业广告内容的互联网电子邮件；

（三）发送包含商业广告内容的互联网电子邮件时，未在互联网电子邮件标题信息前部注明“广告”或者“AD”字样。

第十四条  互联网电子邮件接收者明确同意接收包含商业广告内容的互联网电子邮件后，拒绝继续接收的，互联网电子邮件发送者应当停止发送。双方另有约定的除外。

互联网电子邮件服务发送者发送包含商业广告内容的互联网电子邮件，应当向接收者提供拒绝继续接收的联系方式，包括发送者的电子邮件地址，并保证所提供的联系方式在30日内有效。

第十五条  互联网电子邮件服务提供者、为互联网电子邮件服务提供接入服务的电信业务提供者应当受理用户对互联网电子邮件的举报，并为用户提供便捷的举报方式。

第十六条  互联网电子邮件服务提供者、为互联网电子邮件服务提供接入服务的电信业务提供者应当按照下列要求处理用户举报：

（一）发现被举报的互联网电子邮件明显含有本办法第十一条第一款规定的禁止内容的，应当及时向国家有关机关报告；

（二）本条第(一)项规定之外的其他被举报的互联网电子邮件，应当向信息产业部委托中国互联网协会设立的互联网电子邮件举报受理中心（以下简称“互联网电子邮件举报受理中心”）报告；

（三）被举报的互联网电子邮件涉及本单位的，应当立即开展调查，采取合理有效的防范或处理措施，并将有关情况和调查结果及时向国家有关机关或者互联网电子邮件举报受理中心报告。

第十七条  互联网电子邮件举报受理中心依照信息产业部制定的工作制度和流程开展以下工作：

（一）受理有关互联网电子邮件的举报；

（二）协助信息产业部或者通信管理局认定被举报的互联网电子邮件是否违反本办法有关条款的规定，并协助追查相关责任人;

（三）协助国家有关机关追查违反本办法第十一条规定的相关责任人。

第十八条  互联网电子邮件服务提供者、为互联网电子邮件服务提供接入服务的电信业务提供者，应当积极配合国家有关机关和互联网电子邮件举报受理中心开展调查工作。

第十九条  违反本办法第四条规定，未取得增值电信业务经营许可或者未履行非经营性互联网信息服务备案手续开展互联网电子邮件服务的，依据《互联网信息服务管理办法》第十九条的规定处罚。

第二十条  违反本办法第五条规定的，由信息产业部或者通信管理局依据职权责令改正，并处一万元以下的罚款。

第二十一条  未履行本办法第六条、第七条、第八条、第十条规定义务的，由信息产业部或者通信管理局依据职权责令改正，并处五千元以上一万元以下的罚款。

第二十二条  违反本办法第九条规定的，由信息产业部或者通信管理局依据职权责令改正，并处一万元以下的罚款；有违法所得的，并处三万元以下的罚款。

第二十三条  违反本办法第十一条规定的，依据《中华人民共和国电信条例》第六十七条的规定处理。

互联网电子邮件服务提供者等电信业务提供者有本办法第十一条规定的禁止行为的，信息产业部或者通信管理局依据《中华人民共和国电信条例》第七十八条、《互联网信息服务管理办法》第二十条的规定处罚。

第二十四条  违反本办法第十二条、第十三条、第十四条规定的，由信息产业部或者通信管理局依据职权责令改正，并处一万元以下的罚款；有违法所得的，并处三万元以下的罚款。

第二十五条  违反本办法第十五条、第十六条和第十八条规定的，由信息产业部或者通信管理局依据职权予以警告，并处五千元以上一万元以下的罚款。

第二十六条  本办法所称互联网电子邮件地址是指由一个用户名与一个互联网域名共同构成的、可据此向互联网电子邮件用户发送电子邮件的全球唯一性的终点标识。

本办法所称互联网电子邮件信封信息是指附加在互联网电子邮件上，用于标识互联网电子邮件发送者、接收者和传递路由等反映互联网电子邮件来源、终点和传递过程的信息。

本办法所称互联网电子邮件标题信息是指附加在互联网电子邮件上，用于标识互联网电子邮件内容主题的信息。

第二十七条  本办法自2006年3月30日起施行。

(中华人民共和国信息产业部令第38号)

《互联网电子邮件服务管理办法》已经2005年11月7日中华人民共和国信息产业部第十五次部务会议审议通过，现予公布，自2006年3月30日起施行。 阅读全文…